Идентификувајте го стандардниот модел прилагоден на вашата цел

Постојат различни стандардни шаблони за извештаи за е-пошта што се користат во бизнисот. Изборот на вистинскиот формат врз основа на целта на вашиот извештај е од суштинско значење за јасно и ефективно пренесување на вашата порака.

За редовен мониторинг извештај, како што е неделен или месечен извештај, одлучете се за структура на табелата со клучни бројки (продажба, производство итн.).

За барање буџет или ресурси, напишете датотека структурирана во делови со вовед, вашите детални потреби, аргумент и заклучок.

Во кризна ситуација која бара итна реакција, обложувајте се на директен и моќен стил со наведување на проблемите, последиците и постапките во неколку шокантни реченици.

Без разлика на моделот, внимавајте на форматирањето со меѓунаслови, куршуми, табели за да го олесните читањето. Конкретните примери подолу ќе ви помогнат да го изберете најдобриот формат за секоја ситуација за професионални и ефективни извештаи за е-пошта.

Редовниот мониторинг извештај во форма на табели

Редовниот мониторинг извештај, на пример месечен или неделен, бара јасна и синтетичка структура која ги истакнува клучните податоци.

Форматот во табелите овозможува организирано и читливо прикажување на важните показатели (продажба, производство, стапка на конверзија итн.) за неколку секунди.

Наведете ги прецизно вашите табели, на пример „Еволуција на онлајн продажбата (месечен промет 2022 година)“. Не заборавајте да ги споменете единиците.

Може да вклучите визуелни елементи како графика за да ја засилите пораката. Проверете дали податоците се точни и точни пресметките.

Придружете ја секоја табела или графикон со краток коментар кој ги анализира главните трендови и заклучоци, во 2-3 реченици.

Форматот на табелата му олеснува на вашиот примач брзо да ги чита најважните работи. Идеален е за редовни извештаи за мониторинг кои бараат збирна презентација на клучните податоци.

Влијателна е-пошта во случај на криза

Во вонредна ситуација која бара брз одговор, одлучете се за извештај во форма на кратки, лути реченици.

Објавете го проблемот од самиот почеток: „Нашиот сервер е прекинат по напад, ние сме офлајн“. Потоа детализирајте го влијанието: изгубен промет, погодени клиенти итн.

Потоа наведете ги преземените активности за ограничување на штетата и оние кои треба веднаш да се спроведат. Завршете со итно прашање или барање: „Можеме ли да сметаме на дополнителни ресурси за да ја вратиме услугата во рок од 48 часа?

Во криза, клучот е брзо информирање за тешкотиите, последиците и одговорите во неколку директни реченици. Вашата порака мора да биде кратка и мобилизирачка. Ударниот стил е најефективен за овој тип на итни извештаи за е-пошта.

 

Пример XNUMX: Детален месечен извештај за продажба

Госпоѓо,

Ве молиме погледнете го подолу деталниот извештај за нашата мартовска продажба:

  1. Продажба во продавница

Продажбата во продавниците е намалена за 5% од минатиот месец на 1 евра. Еве ја еволуцијата по оддели:

  • Апарати за домаќинство: промет од 550 €, стабилен
  • Оддел DIY: промет од 350 евра, намален за 000%
  • Градинарски дел: промет од 300 евра, намален за 000%
  • Кујнски оддел: промет од 50 евра, зголемен за 000%

Падот на градинарскиот оддел се објаснува со неповолното време овој месец. Забележете го охрабрувачкиот раст во одделот за кујна.

  1. Онлајн продажба

Продажбата на нашата веб-страница е стабилна и изнесува 900 евра. Уделот на Mobile се искачи на 000% од онлајн продажбата. Продажбата на мебел и декорација нагло се зголеми благодарение на нашата нова пролетна колекција.

  1. Маркетинг акции

Нашата е-маил кампања за Денот на бабите создаде дополнителен промет од 20 евра во одделот за кујна.

Нашите операции на социјалните мрежи околу дизајнот на ентериер, исто така, ја зголемија продажбата во овој сегмент.

  1. Заклучок

И покрај малиот пад во продавниците, нашата продажба останува солидна, поттикната од е-трговијата и насочените маркетинг операции. Мора да продолжиме со нашите напори за декорација и мебел за да го компензираме сезонскиот пад во одделот за градина.

Ви стојам на располагање за секое појаснување.

Со почит,

Jean Dupont Seller Источен сектор

Втор пример: Дополнително буџетско барање за лансирање на нова линија производи

 

Госпоѓо генерален директор,

Имам чест да побарам од вас дополнителен буџет како дел од лансирањето на нашата нова палета на производи закажана за јуни 2024 година.

Овој стратешки проект има за цел да ја прошири нашата понуда на раздвижениот сегмент на органски производи, каде побарувачката расте за 20% годишно, со понуда на 15 дополнителни референци.

За да се гарантира успехот на ова лансирање, од суштинско значење е да се мобилизираат дополнителни ресурси. Еве ги моите нумерички предлози:

  1. Привремено засилување на тимот:
  • Регрутирање на 2 програмери со полно работно време во текот на 6 месеци за финализирање на пакувањето и техничката документација (трошок: 12000 евра)
  • Поддршка на агенција за дигитален маркетинг 3 месеци за веб кампањата (8000€)
  1. Маркетинг кампања:
  • Буџет за медиуми за спонзорирање на нашите публикации на социјалните мрежи (5000 €)
  • Креирање и испраќање на пораки: графички дизајн, трошоци за испорака за 3 кампањи (7000 €)
  1. Тестови на потрошувачите:
  • Организација на панели за потрошувачи за собирање повратни информации за производите (4000 €)

Тоа е вкупно 36 евра за распоредување на човечките и маркетиншките ресурси неопходни за успехот на ова стратешко лансирање.

Ви стојам на располагање да разговараме за тоа на нашата следна средба.

Во очекување на вашето враќање,

Cordialement,

Жан Дипон

Менаџер на проект

 

Трет пример: Месечен извештај за активности од одделот за продажба

 

Почитувана г-ѓа Дуранд,

Ве молиме погледнете го подолу извештајот за активностите на нашиот оддел за продажба за месец март:

  • Посети за проспект: Нашите продажни претставници контактираа со 25 потенцијални клиенти идентификувани во досието на нашите клиенти. Утврдени се 12 термини.
  • Испратени понуди: Испративме 10 комерцијални понуди за водечки производи од нашиот каталог, од кои 3 се веќе конвертирани.
  • Трговски саеми: Нашиот штанд на саемот Експофарм привлече околу 200 контакти. 15 од нив ги претворивме во идни состаноци.
  • Тренинг: Нашата нова соработничка Лена следеше една недела теренски тренинг со Марк за да се запознае со нашите производи и продажни места.
  • Цели: Нашата комерцијална цел од 20 нови договори во текот на месецот е постигната. Остварениот промет изнесува 30 евра.

Ние продолжуваме со нашите напори да ја развиеме нашата листа на клиенти, не двоумете се да ми ги испратите вашите препораки.

Со почит,

Jean Dupont менаџер за продажба

 

Пример четири: Детален неделен извештај за активност – Пекара во супермаркет

 

Драги колеги,

Ве молиме погледнете го подолу деталниот извештај за активностите на нашата пекара за неделата од 1 до 7 март:

Производство:

  • Произведувавме просечно 350 традиционални багети дневно, за вкупно 2100 во текот на неделата.
  • Вкупниот волумен е зголемен за 5% благодарение на нашата нова печка, која ни овозможува да ја задоволиме растечката побарувачка.
  • Диверзификацијата на нашата палета на специјални лебови (земја, интегрални, житарки) вроди со плод. Неделава испековме 750.

Продажба:

  • Вкупниот промет е 2500€, стабилен во однос на минатата недела.
  • Виенските колачи остануваат наш најпродаван (680 евра), потоа формулите за ручек (550 евра) и традиционалниот леб (430 евра).
  • Продажбите во неделата наутро беа особено силни (промет од 1200 евра) благодарение на специјалната понуда за бранч.

Набавка:

  • Прием на 50 кг брашно и 25 кг путер. Залихите се соодветни.
  • Размислувате да нарачате јајца и квасец за следната недела.

Персонал:

  • Џули следната недела ќе биде на одмор, ќе ги реорганизирам распоредот.
  • Благодарност до Бастиен кој обезбедува прекувремена работа за продажба.

Проблеми:

  • Дефект на механизам за монети во вторник наутро, поправен во текот на денот од електричар.

Со почит,

Менаџер на Жан Дупон

 

Петти пример: Итен проблем – Неисправност на сметководствениот софтвер

 

Здраво на сите,

Утрово, нашиот сметководствен софтвер има грешки што го спречуваат внесувањето на фактурите и следењето на главната книга.

Нашиот давател на ИТ услуги, со кого контактирав, потврдува дека е во прашање неодамнешното ажурирање. Тие работат на поправка.

Во меѓувреме ни е невозможно да евидентираме трансакции и е нарушен мониторингот на готовината. Ние ризикуваме многу брзо да заостанеме.

За привремено да го решите проблемот:

  • Запишете ги вашите фактури/трошоци на датотека ексел за итни случаи што ќе ја земам
  • За прашања на клиентите, јавете ми се за да ги потврдам сметките во живо
  • Давам се од себе да ве информирам за напредокот.

Нашиот давател на услуги е целосно мобилизиран и се надева дека ќе го реши овој проблем во рок од 48 часа максимум. Знам дека овој дефект е лош, ви благодарам на разбирањето. Ве молам известете ми за какви било итни прашања.

Cordialement,

Сметководител Жан Дупон