Ако немате јасна рутина за управување со обработката на вашите е-пошта, тие брзо можат да станат извор на значително губење време. Од друга страна, ако го правите потребното на организациско ниво за да не ве преплават десетици непрочитани мејлови. Потоа можете да го исчистите вашиот ум од секоја можност да пропуштите важна е-пошта. Оваа статија наведува голем број на докажани практики. Со нивното прифаќање, сигурно ќе можете многу помирно да управувате со вашето поштенско сандаче.
Автоматски или рачно класифицирајте која било е-пошта во одредена папка или под-папки.
Ова е тип на метод што ќе ви овозможи брзо да ги сортирате вашите е-пошта по важност. Можете да изберете да ги класифицирате своите е-пошта по тематика, по предмет, по рокови. Важно е да ги искористат сите карактеристики на вашето поштенско сандаче за управување со вашите пошти на целосно оперативен начин. Откако ќе креирате директориум со папка и подпапка според режимот на организација што ви одговара. Секоја порака ќе има свое место во вашето поштенско сандаче, како и секоја хартиена датотека на вашата работна маса. Значи, откако ќе помине моментот за обработка на вашите е-пошта, може да се концентрирате 100% на остатокот од вашата работа.
Планирајте одредено време за обработка на вашите е-пошта
Се разбира, мора да останете одговорни и да бидете во можност да обработувате пораки кои очекуваат итен одговор од вас. За остатокот, испланирајте го најрелевантниот момент (и) за да се справите со вашите е-пошта на конзистентен начин. Започнете со подготвување на сите елементи потребни за обработка на вашата работа. Хартија датотеки, staplers, печатари, сè мора да биде корисно за да се олесни максималната концентрација. Без разлика кога ќе изберете. Сега, кога вашето поштенско сандаче е организирано како поштенски центар за сортирање, имате можност да ги обработувате вашите е-пошта мирно со ефикасност и брзина.
Исчистете го вашето поштенско сандаче со бришење на сите непотребни билтени
Дали вашето поштенско сандаче постојано се паразира од не-интересни билтени или реклами? Внимавајте да го ослободите поштенското сандаче од сите овие билтени што повеќе личат на спам отколку на кое било друго. Вие не мора систематски да се отпишете од сите овие списоци за испраќање што не ви донесуваат ништо конкретно и кои можат брзо да станат поинвазивни. Можете да користите алатки како Cleanfox каде Откажи ме направете ги потребните со неколку кликања. Без да ве однесе наутро, овој вид на решение ќе ви помогне енормно да се стави крај на сето ова дигитално загадување. Илјадници е-пошта можат да се обработуваат релативно брзо.
Поставете автоматски одговор
Наскоро ќе одите на одмор долго време. Детал што не треба да се занемарува, го активираше автоматскиот одговор на вашето поштенско сандаче. Ова е нешто важно, така што сите луѓе со кои комуницирате професионално преку е-пошта се добро информирани за вашето отсуство. Многу недоразбирања се можни кога клиент или добавувач губи трпеливост, бидејќи овие пораки остануваат неодговорени. Ова лесно може да се избегне со кратка порака што автоматски ќе се испрати за време на вашиот одмор. Само треба да го наведете датумот на враќање од одмор и зошто да не е-пошта на колега доколку е потребно.
Температура на бројот на е-пошта што ќе ја испратите во копија
Систематско користење електронска пошта испратена во копирање на јаглерод (CC) и невидлива копија од јаглерод (CCI) може брзо да создаде бесконечна размена. Луѓето кои само требаше да ја примат вашата порака за информации, сега бараат појаснување. Други се прашуваат зошто ја примиле оваа порака и со право ја перцепираат како губење време. Кога правите избор да ставите некого во јамка, проверете дали вашиот избор е навистина релевантен. Пораките испратени до некој на кој било начин треба да се избегнуваат.
Запомнете дека е-поштата може да има правна вредност
Колку што е можно повеќе, чувајте ги вашите е-пошта, тие имаат сила на докажување, особено до индустрискиот трибунал. Електронска порака ако е заверена со иста правна вредност како писмо што би го напишале со рака. Но, внимавајте, дури и едноставна порака испратен без размислување на колега или клиент може да има сериозни последици. Ако клиентот докаже, е-поштата има поддршка, дека не сте ги испочитувале обврските во однос на испорака или друго. Willе мора да ги сносите последиците за вашиот бизнис и за самите себе. Во трговските спорови како во индустриските трибунали, доказот се вели дека е „бесплатен“. Тоа е да се каже дека судијата е тој што ќе одлучи и дека е подобро внимателно да ги класифицирал неговите е-пошта отколку да ги стави во ѓубре.
