Просечниот француски вработен троши околу четвртина од неделата поминувајќи низ стотици е-пошта што ги испраќа и прима секој ден.

Сепак, и покрај фактот дека сме заглавени во нашето поштенско сандаче за добар дел од нашето време, многумина од нас, дури и најпрофесионалните, сè уште не знаат како да го користат соодветно е-пошта.

Всушност, со оглед на обемот на пораките што ги читаме и пишуваме секој ден, поверојатно е дека ќе направиме засрамувачки грешки, кои можат да имаат сериозни деловни последици.

Во оваа статија ги дефиниравме најважните правила на "сајбер-курва" кои треба да ги знаеме.

Вклучете јасна и директна тема

Примери за добра тема вклучуваат „Променет датум на состанок“, „Брзо прашање за вашата презентација“ или „Предлози за предлогот“.

Луѓето често одлучуваат да отворат е-пошта врз основа на темата, изберете оној што им овозможува на читателите да знаат дека ги решавате нивните грижи или работни проблеми.

Користете професионална е-адреса

Ако работите за компанија, мора да ја користите адресата на е-пошта на вашата компанија. Но, ако користите лична сметка за е-пошта, без разлика дали сте самовработени или сакате повремено да ја користите за деловна кореспонденција, треба да бидете внимателни при изборот на оваа адреса.

Секогаш треба да имате адреса на е-пошта со вашето име за примачот да знае точно кој ја испраќа е-поштата. Никогаш не користете адреса за е-пошта што не е погодна за работа.

Размислете двапати пред да кликнете на „одговори на сите“

Никој не сака да чита мејлови на 20 луѓе кои немаат никаква врска со нив. Игнорирањето на е-пошта може да биде тешко, бидејќи многу луѓе добиваат известувања за нови пораки на нивниот паметен телефон или пораки кои го одвлекуваат вниманието на екранот на нивниот компјутер. Воздржете се од кликнување на „одговори на сите“ освен ако не мислите дека сите на списокот треба да ја добијат е-поштата.

Вклучи блок со потпис

Дајте му на вашиот читател информации за себе. Вообичаено, вклучете го вашето полно име, наслов, име на компанија и информации за контакт, вклучително и телефонски број. Можете исто така да додадете малку рекламирање за себе, но не претерувајте со изреки или илустрации.

Користете го истиот фонт, големина и боја како и остатокот од е-поштата.

Користете професионални честитки

Не користете случајни, разговорни изрази како „Здраво“, „Здраво!“ или „Како си?“.

Релаксираната природа на нашите списи не треба да влијае на поздравувањето во е-пошта. "Здраво!" Е многу неформално поздравување и, генерално, не треба да се користи во работна ситуација. Наместо тоа, користете "Здраво" или "Добра вечер".

Употребувајте извичници умерено

Ако изберете да користите извичник, користете само еден за да го изразите вашиот ентузијазам.

Луѓето понекогаш се занесуваат и ставаат голем број извичници на крајот од речениците. Резултатот може да изгледа премногу емотивен или незрел, извичниците треба да се користат умерено во пишувањето.

Бидете внимателни со хумор

Хуморот лесно може да се изгуби во преводот без правилен тон и изрази на лицето. Во професионален разговор, хуморот најдобро е да се изостави од е-пошта, освен ако добро го познавате примачот. Исто така, нешто што мислите дека е смешно може да не биде за некој друг.

Знајте дека луѓето од различни култури зборуваат и пишуваат поинаку

Лошата комуникација лесно може да се појави поради културните разлики, особено во пишаната форма кога не можеме да го видиме говорот на телото на едни со други. Прилагодете ја вашата порака на културната позадина или нивото на знаење на примачот.

Добро е да се има предвид дека високо контекстуалните култури (јапонски, арапски или кинески) сакаат да ве запознаат пред да направат бизнис со вас. Како резултат на тоа, може да биде вообичаено за вработените во овие земји да бидат повеќе лични во своето пишување. Од друга страна, луѓето од низок контекст култури (германски, американски или скандинавски) сакаат да одат многу брзо до точка.

Одговорете на вашите е-пошта, дури и ако е-поштата не е наменета за вас

Тешко е да одговорите на сите пораки испратени до вас, но треба да се обидете. Ова ги вклучува случаите кога е-поштата е случајно испратена до вас, особено ако испраќачот очекува одговор. Одговорот не е неопходен, но е добар бонтон за е-пошта, особено ако тоа лице работи во истата компанија или индустрија како вас.

Еве пример за одговор: „Знам дека сте многу зафатени, но мислам дека не сакавте да ми ја испратите оваа е-пошта. И сакав да ве известам за да можете да го испратите до вистинската личност. »

Прегледајте ја секоја порака

Вашите грешки нема да остане незабележано од примателите на вашата е-пошта. И, во зависност од примачот, може да бидете осудени за тоа.

Не се потпирајте на проверувачи на правопис. Прочитајте ја и препрочитајте ја вашата пошта неколку пати, по можност гласно, пред да ја испратите.

Последно додадете ја адресата на е-пошта

Избегнувајте случајно испраќање е-пошта пред да завршите со составување и исправање на пораката. Дури и кога одговарате на порака, добро е да ја отстраните адресата на примачот и да ја вметнете само кога сте сигурни дека пораката е подготвена за испраќање.

Проверете дали сте го избрале правилниот примател

Мора да бидете многу внимателни кога пишувате име од адресарот на линијата „До“ на е-поштата. Лесно е да се избере погрешно име, што може да биде срамно за вас и за лицето кое по грешка ја прима е-поштата.

Користете класични фонтови

За професионална кореспонденција, секогаш чувајте ги вашите фонтови, бои и стандардни големини.

Кардинално правило: Вашите пораки треба да бидат лесни за другите да читаат.

Како општо правило, најдобро е да користите тип со 10 или 12 точки и лесни за читање букви, како што се Arial, Calibri или Times New Roman. Кога станува збор за бојата, црната е најбезбедниот избор.

Внимавајте на вашиот тон

Исто како што се губат шеги во преводот, вашата порака може брзо да биде погрешно протолкувана. Запомнете дека вашиот интервјуер нема гласовни реплики и изрази на лицето што тие ќе ги добијат во еден-на-еден дискусија.

За да се избегне какво било недоразбирање, се препорачува да ја прочитате пораката гласно пред да кликнете на Испрати. Ако ви се чини тешко, тоа ќе ви изгледа тешко за читателот.

За најдобри резултати, избегнувајте да користите тотално негативни зборови („неуспех“, „лошо“ или „занемарено“) и секогаш кажете „те молам“ и „благодарам“.