Печатете пријателски, PDF и е-пошта

Просечниот француски вработен троши околу една четвртина од неделата гледајќи стотици пораки што ги испраќа и прима секојдневно.

Сепак, и покрај фактот дека сме заглавени во нашето поштенско сандаче за добар дел од нашето време, многумина од нас, дури и најпрофесионалните, сè уште не знаат како да го користат соодветно е-пошта.

Всушност, со оглед на обемот на пораките што ги читаме и пишуваме секој ден, поверојатно е дека ќе направиме засрамувачки грешки, кои можат да имаат сериозни деловни последици.

Во оваа статија ги дефиниравме најважните правила на "сајбер-курва" кои треба да ги знаеме.

Вклучете јасна и директна линија на објект

Примери за добра предметна линија вклучуваат "Датум модифициран состанок", "Брзо прашање за вашата презентација", или "Предлози за предлог".

Луѓето често одлучуваат да отворат а е-маил Во зависност од темата, изберете ја онаа што ќе им овозможи на читателите да знаат дека ги решавате нивните грижи или деловни прашања.

Користете професионална е-адреса

Ако работите за компанија, мора да ја користите e-mail адресата на вашата компанија. Но, ако користите лична сметка за е-пошта, без разлика дали сте хонорарни или сакате да ја користите повремено за деловни натпревари, треба да внимавате при изборот на оваа адреса.

Секогаш треба да имате е-мејл адреса што го носи вашето име, така што примачот точно знае кој испраќа е-пошта. Никогаш не користете е-адреса која не е погодна за работа.

Размислете двапати пред да кликнете на „одговори на сите“

Никој не сака да чита е-пошта од 20 луѓе кои немаат никаква врска со нив. Игнорирањето на е-пошта може да биде тешко, бидејќи многу луѓе добиваат известувања за нови пораки на своите паметни телефони или ги оттргнуваат скокачките пораки на екранот на нивниот компјутер. Воздржете се да кликнете на „одговори на сите“, освен ако сметате дека сите членови на списокот треба да ја добијат е-поштата.

READ  Изберете ја вистинската реченица за крајот на е -поштата, но како да постапите по тоа?

Вклучи блок со потпис

Обезбедете го вашиот читател со информации за вас. Како општо правило, наведете го вашето полно име, назив, име на компанија и информации за контакт, вклучувајќи телефонски број. Можете исто така да додадете некоја реклама за себе, но не одете премногу далеку со изреки или илустрации.

Користете го истиот фонт, големина и боја како остатокот од е-поштата.

Користете професионални честитки

Не користете релаксиран и познат израз, како што се "Здраво", "Здраво!" Или "Како си?"

Релаксираната природа на нашите списи не треба да влијае на поздравувањето во е-пошта. "Здраво!" Е многу неформално поздравување и, генерално, не треба да се користи во работна ситуација. Наместо тоа, користете "Здраво" или "Добра вечер".

Користете фантастични точки во модерација

Ако одберете да користите извичник, користете само еден за да го искажете вашиот ентузијазам.

Луѓето понекогаш се налутуваат и ставаат неколку извичнички знаци на крајот од нивните реченици. Резултатот може да изгледа премногу емотивен или незрели, извонредните точки треба да се користат повремено во писмена форма.

Бидете внимателни со хумор

Хуморот лесно може да се изгуби во преводот без точни тонови или изрази на лицето. Во професионална размена, подобро е да го оставите хуморот надвор од е-пошта, освен ако добро го знаете примачот. Покрај тоа, нешто што мислите дека е смешно можеби не е за некој друг.

Знајте дека луѓето од различни култури зборуваат и пишуваат поинаку

Лошата комуникација лесно може да се појави поради културни разлики, особено во писмена форма кога не можеме да го видиме телесниот јазик на едни со други. Прилагодете ја вашата порака на културна позадина на примателот или степенот на знаење.

READ  Што го објаснува стравот од пишување?

Добро е да се има предвид дека високо контекстуалните култури (јапонски, арапски или кинески) сакаат да ве запознаат пред да направат бизнис со вас. Како резултат на тоа, може да биде вообичаено за вработените во овие земји да бидат повеќе лични во своето пишување. Од друга страна, луѓето од низок контекст култури (германски, американски или скандинавски) сакаат да одат многу брзо до точка.

Одговорете на вашите пораки, дури и ако е-поштата не е за вас

Тешко е да одговорите на сите пораки што ви се испратени, но треба да се обидете. Ова ги вклучува случаите каде е-поштата е случајно испратена до вас, особено ако испраќачот чека одговор. Одговорот не е неопходен, но е добра етикета за е-пошта, особено ако лицето работи во истата компанија или индустрија.

Еве примерок од одговор: „Знам дека си многу зафатен, но мислам дека не сакаше да ми ја испратиш оваа е-пошта. И, сакав да ве известам за да можете да го испратите на вистинската личност. "

Прегледајте ја секоја порака

Вашите грешки нема да остане незабележано на примателите на вашата е-пошта. И, во зависност од примачот, може да ви биде судено за тоа.

Не се потпирај на проверка на правопис. Прочитајте и препрочитајте ја пораката неколку пати, по можност гласно, пред да ја испратите.

Додади ја последната е-пошта

Избегнувајте случајно испраќање е-пошта пред да завршите со пишување и да ја исправите пораката. Дури и кога одговарате на порака, добра идеја е да ја избришете адресата на примачот и да ја вметнете само кога сте сигурни дека пораката е подготвена да биде испратена.

READ  Учтивата формула што треба да се користи со професор или наставник

Проверете дали сте го избрале правилниот примател

Морате да бидете внимателни кога пишувате име од вашиот адресар во линијата "До" на е-поштата. Лесно е да се избере погрешно име, кое може да биде засрамувачко за вас и за лицето кое по грешка ја прима поштата.

Користете класични фонтови

За професионална кореспонденција, секогаш чувајте ги вашите фонтови, бои и стандардни големини.

Кардинално правило: Вашите пораки треба да бидат лесни за другите да читаат.

Општо земено, најдобро е да користите 10 или 12 точки карактери и лесен за читање фонт, како што се Arial, Calibri или Times New Roman. Кога станува збор за боја, црниот е најбезбедниот избор.

Внимавајте на вашиот тон

Исто како што се губат шеги во преводот, вашата порака може брзо да биде погрешно протолкувана. Запомнете дека вашиот интервјуер нема гласовни реплики и изрази на лицето што тие ќе ги добијат во еден-на-еден дискусија.

За да се избегне какво било недоразбирање, се препорачува да ја прочитате пораката гласно пред да кликнете на Испрати. Ако ви се чини тешко, тоа ќе ви изгледа тешко за читателот.

За најдобри резултати избегнувајте да користите целосно негативни зборови ("неуспех", "лошо" или "запоставено") и секогаш кажете "молам" и "благодарам".